أفضل الممارسات لإجراء اجتماعات فعالة عن بُعد

أصبحت الاجتماعات عن بُعد جزءًا أساسيًا من حياة العمل الحديثة، خاصة بعد انتشار تقنيات الاتصال عبر الإنترنت والظروف التي فرضتها جائحة كوفيد-19. سواء كنت تدير فريقًا دوليًا أو تعمل مع عملاء من مختلف البلدان، فإن إجراء اجتماعات فعالة عن بُعد يتطلب تخطيطًا دقيقًا ومهارات تواصل متقدمة. في هذه التدوينة، سنتناول أفضل الممارسات التي يمكنك اتباعها لضمان نجاح اجتماعاتك عن بُعد وزيادة كفاءتها.

اختيار منصة مناسبة للاجتماعات الافتراضية يعتبر من أهم الخطوات لضمان اجتماع فعّال. توجد العديد من الأدوات التي يمكن استخدامها مثل:

عند اختيار الأداة، تأكد من أنها تلبي احتياجات فريقك أو عميلك، مثل دعم المكالمات الجماعية، مشاركة الشاشة، وإمكانية تسجيل الاجتماعات.

من أساسيات نجاح أي اجتماع، سواء كان حضوريًا أو عن بُعد، هو التحضير المسبق. هذه بعض الأمور التي يجب أن تأخذها في الاعتبار:

يعد تحديد التوقيت المناسب لإجراء الاجتماع أحد أهم العوامل التي تؤثر في فعاليته، خاصة إذا كنت تتعامل مع فريق أو عملاء من مناطق زمنية مختلفة. هنا بعض النصائح لاختيار الوقت المثالي:

1. احترام الفروق الزمنية: تأكد من أن توقيت الاجتماع ملائم لجميع المشاركين، ولا يتسبب في إجهادهم أو إرهاقهم نتيجة فروقات التوقيت.
2. المرونة في تحديد الموعد: إذا كان لديك مشاركون من مناطق زمنية متعددة، قد يكون من الأفضل أن تكون مرنًا في اختيار الموعد واستخدام أدوات تساعدك على تنسيق هذه الجداول مثل تطبيقات تقويم Google أو Microsoft.

حتى لو كان الاجتماع يتم عن بُعد، فإن بيئة الاجتماع تلعب دورًا كبيرًا في تحقيق التواصل الفعّال. لتوفير بيئة ملائمة للاجتماع:

من أفضل الممارسات في الاجتماعات هو الالتزام بالوقت المحدد، خاصة في الاجتماعات عن بُعد التي قد تؤدي إلى شعور المشاركين بالتشتت إذا استمر الاجتماع لفترة طويلة دون جدوى. لذلك، اتبع النصائح التالية لضبط الوقت:

من التحديات التي قد تواجهها في الاجتماعات عن بُعد هو ضعف التواصل الشخصي الذي يحدث في الاجتماعات التقليدية. لتجنب هذا التحدي، يجب أن تشجع جميع المشاركين على التفاعل والمشاركة:

• طرح أسئلة مفتوحة: بدلاً من طرح أسئلة مغلقة تتطلب إجابات بنعم أو لا، حاول طرح أسئلة تشجع المشاركين على المشاركة بآرائهم وأفكارهم.
• استخدام أدوات التعاون: يمكن أن تكون أدوات مثل لوحات Google Jamboard أو Miro مفيدة لتشجيع العمل الجماعي والمشاركة الفعالة في الاجتماعات.
• الاستماع الفعّال: عند الاستماع لمداخلات المشاركين، تأكد من أنك تعطيهم الاهتمام الكامل ولا تقاطعهم.

لضمان أن الجميع يستفيد من الاجتماع، سواء كانوا حاضرين أم غائبين، من الجيد تسجيل الاجتماعات وحفظها. هذا يتيح للمشاركين مراجعة ما تم مناقشته في وقت لاحق، ويُعتبر أداة رائعة للتحقق من الإنجازات والمتابعات المطلوبة.

التحديات التقنية قد تكون أمرًا لا مفر منه في الاجتماعات عن بُعد. لذلك، من المهم أن تكون مستعدًا للتعامل معها بفعالية وسرعة. إليك بعض النصائح لمواجهة هذه التحديات:

أخيرًا، لا يمكن تجاهل أهمية بناء ثقافة عمل تعزز الثقة والانفتاح بين المشاركين. الاجتماعات عن بُعد قد تكون محبطة أحيانًا بسبب قلة التواصل الشخصي، لكن يمكنك التغلب على هذا التحدي من خلال:

إجراء اجتماعات فعالة عن بُعد ليس أمرًا مستحيلًا، ولكنه يتطلب بعض التخطيط والالتزام بأفضل الممارسات. من خلال اختيار الأداة المناسبة، التحضير الجيد، الالتزام بالوقت، والتفاعل المثمر، يمكنك التأكد من أن اجتماعاتك الافتراضية ستكون ناجحة وفعّالة. تذكر أن الهدف الرئيسي من الاجتماع هو تحقيق نتائج ملموسة وتحقيق التواصل الجيد بين جميع الأطراف، لذلك احرص على أن تكون الاجتماعات مختصرة وتركز على تحقيق الأهداف المحددة.